Praktiker sagen: Wer seine Buchführung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Probleme im Unternehmen und "schlampige" Buchführung gehen meist Hand in Hand. Eine ordentliche Buchführung informiert über die Ertragslage und die finanzielle Situation eines Unternehmens. Sie ist Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Das betriebliche Rechnungswesen zeichnet lückenlos alle Geschäftsvorfälle auf und liefert so - im Idealfall - ein exaktes Abbild aller betrieblichen Abläufe.

• Buchführung oder Buchhaltung: Welche Einnahmen und Ausgaben gibt es?
• Kostenrechnung (= Betriebsbuchhaltung): Wirtschaftet z. B. der Bereich Softwareentwicklung kostendeckend?
• Betriebliche Statistik oder Informationssystem: Beispiel: Welche Umsatzanteile hatten die wichtigsten Kunden in den vergangenen drei Jahren?
• Unternehmensplanung: Wie entwickelt sich mein Finanzergebnis in den kommenden zwölf Monaten?

Warum Buchhaltung?

Der Blick nach innen: Info-Pool für Unternehmer

Das betriebliche Rechnungswesen ist die wichtigste Informationsquelle für den Unternehmer: über die Vermögens-, Ertrags-und Liquiditätssituation des Unternehmens. Diese Informationen sind die Grundlage für die tägliche Planungs- und Entscheidungsarbeit, für die Preiskalkulation, die Planung des Angebotssortiments und um zu ermitteln, ob das Unternehmen unter dem Strich Gewinn gemacht hat oder nicht. Wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens ist die Buchführung. Sie liefert das Zahlen-Fundament für alle anderen Teile des betrieblichen Rechnungswesens. Dabei sollten diese Zahlen möglichst aktuell sein.

Die Buchführung informiert über:

• die Art und Höhe der Forderungen und Verbindlichkeiten (Zeitraum: aktueller Monat);
• die Geschäftsentwicklung (Zeitraum: aktueller Monat, aktuelles Quartal sowie gleicher Monat im Vorjahr). Mit den Informationen über die Geschäftsentwicklung lassen sich z.B. dann folgende Fragen des Rechnungswesens beantworten:
• Wie hoch sind die Umsatzerlöse bezogen auf die genannten Zeiträume?
• Haben die Einnahmen die Ausgaben gedeckt?
• Mit welchen Kunden wurden welche Umsätze erreicht?
• Welche Ausgaben sind in den Teilperioden angefallen?
• Wie ist die Liquidität des Unternehmens? Wie wird sie sich entwickeln?
• Für welche Ausgangsrechnungen ist noch kein Zahlungseingang zu verzeichnen (offene Posten)?

Der Blick nach außen: Finanzamt, Kreditinstitute

Banken oder Sparkassen werden einem Unternehmen nur dann Kredite gewähren, wenn das Unternehmen kreditwürdig ist. Dies lässt sich im Wesentlichen aus den Zahlen der Buchführung ablesen. Die Buchführung ist vor allem auch aus steuerrechtlichen Gründen, also für das Finanzamt erforderlich: Aus den hier verbuchten Ausgaben und Einnahmen werden die Steuern für das Unternehmen berechnet: u.a. Umsatzsteuer (bei Umsatzsteuerpflicht), Gewerbeertragsteuer, Körperschaftsteuer und Einkommensteuer.

Buchungen und Belege müssen zu folgenden Zwecken ausgewertet werden:

• Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen;
• Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der einfachen Buchführung;
• Gewinn- und Verlustrechnung: Ermittlung von Gewinn oder Verlust bei der doppelten Buchführung;
• Bilanz: Ermittlung des Vermögens und der Schulden bei der doppelten Buchführung.

Buchführungspflicht

Eine Reihe von Unternehmern unterliegt der gesetzlichen Buchführungspflicht (nach Handelsgesetzbuch bzw. Steuerrecht). Sie müssen eine komplette doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung vorweisen.

Dies betrifft

• alle Kaufleute. Kaufleute sind alle Unternehmer, die ein selbständiges Handelsgewerbe betreiben. Ausnahme: Ihr Unternehmen erfordert nicht "nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb" (Handelsgesetzbuch). Im Klartext: Wer sehr einfach strukturierte, überschaubare und transparente Geschäftsbeziehungen hat, muss auch bei größerem Umsatz kein Kaufmann sein, ebenso wie ausgesprochenes Kleingewerbe (z. B. kleiner Tabakladen). Wer es aber mit einer großen Zahl von Waren und Lieferanten zu tun hat, wird meist Kaufmann sein müssen, wie z. B. jeder Lebensmittelhändler (Infos bei jeder IHK).
• Nicht-Kaufleute sind unter folgenden Bedingungen trotzdem zur Buchführung verpflichtet:
• Umsätze von mehr als 250.000 € im Kalenderjahr oder
• Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 24.000 €.
• Kapitalgesellschaften (GmbH und AG); sie gelten immer als Kaufleute, egal womit sie sich befassen.

Gewerbetreibende ohne Eintragungspflicht in das Handelsregister können sich, wenn sie wollen, als Kaufmann im Handelsregister eintragen lassen (z. B. der genannte kleine Tabakladen, nicht aber Freiberufler). Überlegen sie es sich anders, können sie die Eintragung auch wieder streichen lassen. Solange sie allerdings im Register stehen, sind sie Kaufleute mit allen Rechten und Pflichten, also auch der Buchführungspflicht.Dasselbe gilt auch für Land- und Forstwirte. Unabhängig davon sind sie ab bestimmten Grenzen für Umsatz oder Betriebsvermögen, Fläche oder Gewinn buchführungspflichtig.

Nicht buchführungspflichtig sind

• alle anderen Nicht-Kaufleute
• alle anderen Betriebe der Land- und Forstwirtschaft
• Freiberufler.

Verletzung der Buchführungspflicht

Wer seiner Buchführungspflicht nicht nachkommt (z. B. durch verspätete oder fehlende Buchungen, fehlende Belege etc.), wird zwar nicht unmittelbar bestraft. Er muss aber (wie jeder Unternehmer, der seine Buchführung schleifen lässt) mit erhöhten Kosten rechnen: z. B. durch hohe Steuerschätzungen des Finanzamts, das zur Steuerfestsetzung keine konkreten Zahlen zur Verfügung hat, zudem durch Säumniszuschläge sowie ggf. Steuernachzahlungen plus Zinsen. Aber: Unternehmer, die nicht der Buchführungspflicht unterliegen, sollten dies deshalb nicht auf die leichte Schulter nehmen. Das Fundament jedes gut geführten Betriebes ist immer eine sorgfältige Buchführung, nicht zuletzt als wichtiges Frühwarninstrument.

Prüfpflicht

Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen außerdem ihre Buchführung (und auch die Jahresabschlüsse etc.) jährlich durch einen Wirtschaftsprüfer kontrollieren lassen. Dies ist in der Regel mit nicht unerheblichen Kosten verbunden. Diese Prüfpflicht besteht für alle Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen:

• Bilanzsumme größer als 3,41 Mio. €
• Umsatz höher als 6,925 Mio. €
• mehr als 250 Arbeitnehmer

Publizitätspflicht

Sie gilt für alle Kapitalgesellschaften. Unterschiedlich ist allerdings, was sie jeweils zu veröffentlichen haben. Dabei wird auch hier zwischen kleinen und mittleren bzw. großen Gesellschaften unterschieden. Dafür gelten dieselben Kriterien wie für die Prüfpflicht.

• Kleine Kapitalgesellschaften müssen in jedem Falle ihre Bilanz plus Anhang (Erläuterungen zur Bilanz) beim zuständigen Handelsregister einreichen, die hier jederzeit eingesehen werden können. Voraussetzung für Einsichtnahme: berechtigter Grund (z. B. Lieferant, der auf Zahlung wartet).
• Mittlere und große Kapitalgesellschaften müssen - je nach Größe - zusätzliche Informationen publizieren (Handelsregister, Bundesanzeiger).

Hilfe bei der Buchführung

Viele Existenzgründer erledigen ihre Buchführung zu Beginn selbst. Dies ist - vor allem auf Dauer - nicht immer empfehlenswert, da sie ihre Zeit vor allem auch für Akquise und Marketing nutzen sollten. Mit der Buchführung kann man den Steuerberater oder ein Buchführungsbüro beauftragen (s. "Gelbe Seiten" oder beim Suchservice des Deutschen Steuerberater Verbandes in Bonn: www .steuerberatersuchservice. de). Aber: Verantwortlich bleibt der Unternehmer. Deshalb ist es wichtig für ihn, die Pflichten und Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung zu kennen und zu beachten. Nur so wird er jederzeit wissen, welche Angaben und Unterlagen sein Steuerberater benötigt. Und nur dann wird er von diesem wiederum die Informationen erhalten können, die er benötigt (z. B. zur Liquidität des Unternehmers).