Wer weiß, wie er sich in seinem Büro oder Homeoffice richtig organisiert, kann sich viel Arbeit sparen. Hierzu gehört in jedem Fall eine gut sortierte und gut organisierte Ablage. Nichts ist schlimmer, als wenn man nach Unterlagen und Dokumenten regelmäßig suchen muss und dabei viel Zeit verliert. Gerade Soloselbständige vernachlässigen diesen Aspekt. Schließlich sind sie für alles in ihrer Unternehmung selbst verantwortlich und da fallen Themen wie Ablage & Co. gerne einmal hinten runter. Aber auch bei vielen anderen Selbständigen hat das Thema Büroorganisation nicht immer oberste Priorität.

Tipps für eine gut sortierte Ablage

Effizient arbeiten – das wollen viele. Doch viele missachten, dass effiziente Arbeit mit der richtigen Organisation zu tun hat und legen lieber sofort los, anstatt sich ein paar Gedanken über Arbeitsabläufe und Arbeitsprozesse zu machen. Damit effizientes Arbeiten bei Ihnen gelingt, hier ein paar Tipps für eine effiziente Ablage:

Nutzen Sie Mappen und Ordner. Nur wer sich gut sortiert und alle Unterlagen zeitnah am richtigen Ort platziert, findet auch schnell die gesuchten Dokumente wieder.

Beschriftungen sind das A und O im Büro. Beschriften Sie jede Mappe, jeden Ordner und auch jeden Ablagebehälter. Wichtig ist, dass Ihre Beschriftung eindeutig und übersichtlich ist. Ablagefächer mit Bezeichnungen wie „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“ sind dafür prädestiniert, Unterlagen verschwinden zu lassen. Überlegen Sie von Anfang an, wie sie solche Bezeichnungen vermeiden können und seien Sie lieber gleich konkret.

Ordner sollten Sie nie komplett füllen – sie werden dadurch nur unnötig schwer und lassen sich kaum noch bewegen. Außerdem ist es bei prall gefüllten Ordnern kaum noch möglich, ein Blatt zu entnehmen, ohne dass Ihnen sämtliche anderen Dokumente beim Öffnen entgegenkommen. Das Suchen nach Dokumenten ist so sehr mühsam. Richten Sie sich lieber nach der 80 Prozent-Regel: Diese besagt, jeden Ordner nur zu maximal 80 Prozent zu füllen. Danach kommt ein neuer Ordner an die Reihe.

Denken Sie daran, Ordner, die Sie im Archiv verstauen, mit dem jeweiligen Wegwerfdatum zu kennzeichnen. Für Dokumente gibt es gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. Gerade bei Steuerunterlagen und Dokumenten der Buchführung sind diese sehr wichtig und müssen unbedingt eingehalten werden. Mit der Beschriftung des Wegwerfdatums sehen Sie schnell, welche Unterlagen Sie noch behalten müssen und von welchen Sie sich bereits trennen können.